e-Orzecznik Instrukcja

Zakładka Użytkownicy - Dodanie kont użytkownika dla osób pracujących w systemie.
Tylko główny użytkownik może dodawać użytkowników i edytować ich konta.
Każdy użytkownik może edytować swoje konto i zmieniać hasło. (Okrągły przycisk “Awatar” w prawym górnym rogu aplikacji pozwala edytować dane bieżącego użytkownika systemu.)
Dodanie szczegółowych danych użytkownika. (Awatar/Ustawienia użytkownika. Podane dane uzupełnią pieczęci.)
Przygotowanie cenników. (Menu - Aministrator / Zakładka Cenniki)

Użytkownik może posiadać wiele cenników.

Dla każdej firmy ( Menu - Firmy / szczegóły firmy / Edytuj dane firmy / Cennik) wybieramy obowiązujący ją cennik.

Jeden cennik może być przyporządkowany do wielu firm.

Jeżeli dla jakiejś firmy chcemy ustalić inne ceny niż w posiadanych cennikach - tworzymy nowy cennik.

Dodanie Rejestrów i Archiwów.

Dla każdej procedury (rodzaju badań) nadajemy rejestr lub archiwum (w przypadku dokumentów, które nie wymagają prowadzenia rejestrów). Zakładka Menu / Rejestry / przycisk “Dodaj rejestr”.

Tam wybieramy rodzaj rejestru/archiwum.

Możemy stworzyć dowolną liczbę rejestrów/archiwów dla tego samego rodzaju procedury

Przygotowanie do pracy narzędzi Podpisu i Skanera.

Opisane w części "Obsługa narzędzia podpisu" i "Obsługa narzędzia skanera".

Program jest gotowy do rozpoczęcia pracy.

2. Badanie
   Pierwsze kroki: Rozpoczęcie i przebieg badania
   Pierwsze kroki: Dodawanie pacjenta, firmy i stanowiska
   Wzory dokumentów dla medycyny pracy: Karty badań, orzeczenia, dokumenty dodatkowe

Aby rozpocząć badanie należy na stronie głównej aplikacji (Kliknij w logo “e-Orzecznik” aby przejść do strony głównej) nacisnąć przycisk “Rozpocznij badanie”.

Przechodzimy do okna rozpoczęcia badania, które posiada 4 kolumny. Możemy przechodzić pomiędzy kolumnami okna poprzez kliknięcie w wybraną kolumnę. Wtedy system uaktywnia daną kolumnę i pozwala na jej edycję.

Wypełniamy kolumny aby przejść do karty badania.

2.1. Rozpoczęcie badania

Kolumna “Wybierz rodzaj badania”.

Klikamy rodzaj badania aby go wybrać.

Kolumna “ Wybierz pacjenta”.

Klikamy pacjenta aby go wybrać. Używamy dostępnych filtrów do znalezienia pacjenta (po nazwisku lub po nr PESEL). Jeżeli badany pacjent nie znajduje się w bazie, możemy skorzystać z opcji “Dodaj pacjenta”.

Kolumna “Wybierz firmę”.

Analogicznie jak przy “Wybierz pacjenta” wybieramy firmę.

Kolumna “Wybierz stanowisko”

Kolumna ta może być aktywna wyłącznie po wyborze firmy. Wyświetlają nam się stanowiska pracy wybranej firmy. Wybieramy stanowisko, na którym pracuje pacjent. Możemy również “Dodać stanowisko”. Dodamy wtedy stanowisko pracy wyłącznie dla wybranej firmy.

Po wyborze stanowiska pracy uaktywnia się przycisk “Przejdź do karty badania”, który należy nacisnąć aby kontynuować badanie.
Po przejściu do karty badania zwróć uwagę na pole “Data skierowania” w lewym górnym rogu karty badania

Data skierowania znajdzie się na wydanym orzeczeniu.

W dowolnym momencie możemy przerwać pracę nad badaniem poprzez wybranie przycisku “Zapisz i zamknij”.

Rozpoczęte badania znajdziemy w Menu - “Rozpoczęte badania”, skąd możemy kontynuować badanie.

2.2. Wydanie orzeczenia i wypełnienie rejestru

Po wypełnieniu karty badania naciskamy przycisk “Wydaj Orzeczenie”.

Program kieruje nas do okna wyboru rejestru, do którego ma trafić wydawane orzeczenie. Wyświetla się lista dostępnych rejestrów.

W chwili wyboru rejestru badanie otrzymuje numer w rejestrze, który zostaje dodany do karty badania i orzeczenia, a odpowiedni wpis trafia do rejestru.

Po wyborze rejestru aplikacja wyświetla wypełnione orzeczenie, które jest gotowe do podpisu. Treść orzeczenia jest uzupełniona na podstawie zapisów z karty badania.

Orzeczenie na potrzeby dokumentacji wewnętrznej podpisujemy biometrycznie .

Tak podpisany rejestr stanowi archiwum lekarza.

Aby egzemplarz orzeczenia wydawany pacjentowi był ważnym dokumentem, możemy nadać mu ważność na dwa sposoby:

(Uwaga. Dotyczy tylko “dokumentacji zewnętrznej”, t.j. egzemplarzy wręczanych pacjentowi i pracodawcy. Na potrzeby “dokumentacji wewnętrznej”, t.j. archiwum placówki medycznej, podpis biometryczny stanowi ważną formę podpisu.)

Poprzez wydrukowanie orzeczenia na papierze i złożenie na nim podpisu odręcznego (uzyskujemy ważny dokument w formie papierowej).
Poprzez pobranie pliku orzeczenia, złożenie pod nim ważnego podpisu elektronicznego i wręczenie pacjentowi i pracodawcy elektronicznego pliku podpisanego dokumentu (uzyskujemy podpisany dokument w formie elektronicznej).
Przechodzimy do zakładki “Rejestry”.

Uwagi. na temat ważności podpisów:

Wydrukowanie dokumentu podpisanego elektronicznie pozbawia podpis ważności. Wydrukowany dokument należy ponownie opatrzyć podpisem tradycyjnym.

Skan tj. odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego nie posiada wartości podpisanego dokumentu. Plik zeskanowanego dokumentu można ponownie opatrzyć podpisem elektronicznym.

Podpis biometryczny (t.j. odręczny podpis na tablecie) lub przyciskiem (podpis przy użyciu wewnętrznego mechanizmu podpisu systemu teleinformatycznego) stanowią ważny podpis wyłącznie na potrzeby “dokumentacji wewnętrznej” tzn. takiej, która ma stanowić kopię własną dokumentów na potrzeby własnej archiwizacji dokumentów.

Uwaga nt. poprawności wypełnienia karty badania:

Lekarz wydający orzeczenie jest odpowiedzialny za treść karty badania.

Aplikacja nie kontroluje poprawności wypełnionych danych i umożliwia wydanie orzeczenia, kiedy tylko ilość danych na karcie umożliwia wypełnienie właściwych pól orzeczenia.

3. Obsługa narzędzia podpisu
Obsługa narzędzia elektronicznego podpisu pacjenta
Narzędzie "Podpis przyciskiem"

Uwaga nt. podpisu przyciskiem

Narzędzie podpisu przyciskiem może być używane wyłącznie przez zalogowanego użytkownika systemu (lekarza). Pacjent podpisuje dokumentację wewnętrzną tylko przy użyciu elektronicznego podpisu odręcznego (biometrycznego).

Podstawa prawna: Rozporządzenie ministra zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania: § 4. 4. Dokumentację wewnętrzną można podpisać również przy wykorzystaniu wewnętrznych mechanizmów systemu teleinformatycznego.

Narzędzie podpisu polega na wykorzystaniu własnego urządzenia z panelem dotykowym do celu zebrania podpisu biometrycznego.

Podpis złożony na tablecie odpowiada podpisowi pod odpowiednią sekcją dokumentu, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku złożenia podpisu pod fragmentem tekstu na dokumencie papierowym.

3.1. Przygotowanie urządzenia

Aby skutecznie i wydajnie używać narzędzie podpisu musimy jednorazowo przygotować nasze urządzenie do działania.

W przypadku problemów z uruchomieniem urządzeń podpisu lub skanera prosimy o kontakt. Pomożemy Państwu w przygotowaniu urządzenia do pracy.

Używamy dowolnego urządzenia z ekranem dotykowym (smartfon lub tablet) oraz dostępem do internetu.
Włączamy w urządzeniu opcję “Lokalizacja” (GPS).

Wymaganą składową podpisu biometrycznego jest lokalizacja miejsca składania podpisu.

Włączamy w urządzeniu opcję “Autoobracanie”, która umożliwia obrót monitora urządzenia do pozycji “poziomej”.

Tj. pozycji, jaką przyjmuje urządzenie w chwili w wykonywania zdjęcia panoramicznego.

(Nie mylić z pozycją płaską jak na blacie stołu.)

W wybranej przeglądarce w urządzeniu (chrome, firefox, safari, google ) wchodzimy na stronę www.e-orzecznik.pl i przechodzimy na stronę logowania (Przycisk “Zaloguj”).

Aby uniknąć powielania tej czynności polecamy w tym miejscu dodać stronę logowania do pulpitu naszego urządzenia.

W tym celu, będąc na stronie logowania używamy przycisku opcje/ustawienia w przeglądarce i wybieramy opcję “Dodaj do ekranu głównego”.

Logujemy się do aplikacji wpisując nazwę użytkownika i hasło.

Aby uniknąć powielania tej czynności na przyszłość polecamy w tym miejscu zapamiętać dane logowania w naszym osobistym urządzeniu

Wybieramy opcję “Złóż podpis”.
W tym miejscu urządzenie może zapytać nas o zgodę na dostęp do lokalizacji urządzenia.

Należy wyrazić taką zgodę.

W przypadku gdy przeglądarka urządzenia nie zapyta nas o zgodę na dostęp do lokalizacji i przeglądarka nie posiada takiej zgody, należy w ustawieniach urządzenia w uprawnieniach aplikacji nadać aplikacji używanej przeglądarki uprawnienie dostępu do lokalizacji.

Urządzenie wyświetla komunikat “Ustaw urządzenie w pozycji poziomej” (tzn. Jak przy robieniu zdjęcia panoramicznego.)

Po auto-obróceniu ekranu do pozycji poziomej powinniśmy znaleźć się w panelu urządzenia do podpisu.

Urządzenie gotowe do pracy.

Uwaga. Przykładowa ścieżka dostępu do uprawnień przeglądarki Chrome w systemie Android:

Ustawienia / Aplikacje i powiadomienia / Chrome / Uprawnienia / Lokalizacja (należy aktywować uprawnienie).

W przypadku trudności z uruchomieniem narzędzia podpisu warto poprosić o pomoc osobę biegłą w obsłudze urządzeń mobilnych lub skontaktować się z nami. Pomożemy Państwu w przygotowaniu urządzenia do pracy.

Uwaga. Raz uruchomione narzędzie podpisu może nam służyć do składania dowolnej ilości podpisów bez konieczności wychodzenia z aplikacji.

W tym celu polecamy w ustawieniach urządzenia wyłączyć “Wygaszacz ekranu” oraz ustawić dłuższy niż standardowy czas “Uśpienia”. Pozwoli nam to uniknąć konieczności odblokowywania urządzenia po krótkiej bezczynnośc

3.2. Podpisanie dokumentu

Aby aktywować narzędzie podpisu należy w dowolnym dokumencie, np w karcie badania profilaktycznego, kliknąć myszką pole podpisu.

Np. pole podpisu pacjenta lub pole podpisu lekarza (pieczątka lekarza).

W aplikacji wyświetli się okno komunikatu, informujące, że narzędzie do składania podpisów zostało aktywowane.

Należy pozostawić monitor komputera z włączonym oknem komunikatu i przejść do urządzenia mobilnego.

Na dowolnym smartfonie z ekranem dotykowym i dostępem do internetu wejść na stronę www.e-orzecznik.pl i zalogować się do aplikacji

Logowanie przebiega tak samo jak na komputerze.

Po zalogowaniu należy kliknąć w przycisk “Złóż podpis”.

Przy pierwszej próbie urządzenie może poprosić o dostęp do lokalizacji.

Składamy podpis na panelu podpisu, naciskamy przycisk “Wyślij” i wracamy do komputera.

Na komputerze pojawi się złożony podpis.

Po zatwierdzeniu podpisu na komputerze podpis jest widoczny na polu podpisu.

Możemy bez konieczności wyłączania aplikacji na urządzeniu złożyć podpis pod kolejnym dokumentem.

System automatycznie nanosi podpis w miejscu wskazanym na ekranie komputera.

Uwaga. e-Orzecznik zaadoptował standardy i wymagania związane z technologią podpisu biometrycznego do stworzenia własnej technologii opatrywania dokumentu podpisem biometrycznym.

Masz wątpliwości lub pytania? Napisz lub zadzwoń do nas.

4. Obsługa narzędzia skanera
Obsługa narzędzia skanera: dodawanie załączników

Skaner służy do kopiowania wszelkich informacji, które posiadamy w formie papierowej, a które mogą być użytecznym załącznikiem do badania.

Dokumenty skanuje się używając do tego urządzenia mobilnego analogicznie jak w przypadku składania podpisu biometrycznego.

Musimy pamiętać, że w tej sytuacji musimy zachować oryginalny dokument, gdyż kopia skanerem nie ma ważności dokumentu pierwotnego.

4.1. Przygotowanie urządzenia

Używamy dowolnego urządzenia z ekranem dotykowym (smartfon lub tablet) oraz dostępem do internetu.

Używamy tego samego urządzenia, na którym wykonujemy podpisy.

Logujemy się do aplikacji wpisując nazwę użytkownika i hasło.

Analogicznie jak w przypadku urządzenia podpisu.

Wybieramy opcję “Uruchom skaner”.

W tym miejscu urządzenie powinno zapytać nas o zgodę na dostęp do aparatu fotograficznego urządzenia.

Należy wyrazić taką zgodę.

W sytuacji gdy przeglądarka urządzenia nie zapyta nas o zgodę na dostęp do aparatu urządzenia i przeglądarka nie posiada takiej zgody aplikacja nie będzie gotowa do pracy.

Należy w ustawieniach urządzenia w uprawnieniach aplikacji nadać aplikacji używanej przeglądarki uprawnienie dostępu do aparatu fotograficznego..

Urządzenie wyświetla komunikat “Przejdź w tryb skanowania”. Należy go potwierdzić.

Należy go potwierdzić.

Urządzenie jest w trybie aparatu fotograficznego.

Urządzenie gotowe do pracy.

Uwaga. Przykładowa ścieżka dostępu do uprawnień przeglądarki Chrome w systemie Android:

Ustawienia / Aplikacje i powiadomienia / Chrome / Uprawnienia / Aparat (należy aktywować uprawnienie)

4.2. Dodawanie załącznika do badania

Z poziomu otwartej karty badania lub orzeczenia wciskamy przycisk “Załączniki” (na pasku na dole karty po lewej stronie), następnie przycisk “Skanuj”.

W aplikacji pojawi się okno komunikatu informujące o aktywności narzędzia skanera.

Należy pozostawić monitor komputera z włączonym oknem komunikatu i przejść do urządzenia mobilnego.

Na dowolnym smartfonie z ekranem dotykowym i dostępem do internetu należy zalogować się do aplikacji.

Logowanie przebiega tak samo jak na komputerze.

Po zalogowaniu należy kliknąć w przycisk “Uruchom skaner”.

Przy pierwszej próbie urządzenie może poprosić o dostęp do kamery/aparatu urządzenia.

Urządzenie wyświetla komunikat “Przejdź w tryb skanowania”. Należy go potwierdzić.
Urządzenie jest w trybie aparatu fotograficznego.
Należy wykonać zdjęcie załączonego dokumentu, nacisnąć “Prześlij” i wrócić do komputera.

Następuje oczekiwanie na załadowanie zdjęcia.

Następuje ładowanie załącznika do aplikacji i po krótkim oczekiwaniu na komputerze wyświetli się skan dokumentu.

Uwaga. Żeby zapisać załącznik należy w komputerze pod zdjęciem wpisać jego nazwę, np. morfologia.

Załącznik jest podpięty do karty badania.

Masz wątpliwości lub pytania? Napisz lub zadzwoń do nas.

5. Faktury i cenniki.
Faktury: ustawienia, edycja, wystawianie
Cennik: ukrywanie pozycji cennika

5.1. Dane potrzebne do automatycznego generowania faktur i automatycznego wysyłania ich na mail firmy

W Menu - "Administrator" / “Edytuj dane swojej placówki” uzupełniamy pola obowiązkowe w tym nr konta naszej placówki.
Wybrana firma ma określony cennik i pole “sposób przesłania faktury": e-mail oraz uzupełnione pole z adresem “mail” do kontaktu.
Rozpoczynamy przynajmniej jedno badanie dla pracownika wybranej firmy.

W chwili rozpoczęcia badania dla firmy automatycznie tworzy się szkic faktury.

W zakładce Menu - “Faktury” lub Menu - “Firmy” / wybrana firma / zakładka: “Szkic faktury” znajdziemy wszystkie pozycje szkicu faktury.

Możemy wystawić fakturę, która z chwilą wystawienia zostanie automatycznie wysłana na adres mail firmy.

Polecamy na próbę w wersji demo podać własny mail jako adres mail firmy. Wtedy faktura przyjdzie na Państwa mail.

5.2. Obsługa zdarzeń usuwania pozycji ze szkicu faktury

System pozwala na dwa rodzaje korygowania zapisów szkicu faktury:

Usunięcie pojedynczego elementu badania z faktury

Zaznaczając np. badanie RTG płuc na karcie badania automatycznie powodujemy jego obecność na szkicu faktury.

W sytuacji, kiedy pacjent przyniósł nam wykonany prywatnie wynik chcemy usunąć pozcyję "RTG płuc" ze szkicu faktury.

W zakładce Menu - “Faktury”/ zakładka "Szkic faktury" lub Menu - “Firmy” / wybrana firma / zakładka: “Szkic faktury” znajdziemy wszystkie pozycje szkicu faktury.

Usunięcie następuje przez “odznaczenie” pozycji na szczegółowej liście elementów danego badania.

Taka pozycja znika z naszych rozliczeń.

Przesunięcie całej pozycji badania pojedynczego pacjenta ze szkicu faktury do zakładki “Badania zdjęte z faktury”.

W tej sytuacji badanie zostaje zdjęte z bieżącej faktury. Możemy nastepnie wykonać dalsze operacje na tym rozliczeniu.

Możemy w dowolnej chwili przenieść pozycję z powrotem z zakładki "Badania zdjęte z faktury" do "Szkicu faktury".

Może to być szkic kolejnej faktury, kiedy chcemy wybrane badanie rozliczyć na późniejszej fakturze.

Możemy przenieść badanie do zakładki “Badania rozliczone poza systemem”.

W zakładce tej lądują badania, które rozliczyliśmy w sposób niezwiązany z fakturowaniem w naszym systemie.

Np. wypisaliśmy fakturę w zewnętrznym systemie.

Przesunięcia całej pozycji badania wykonujemy w zakładkach Menu - Firmy / wybrana firma / zakładki:

"Szkic faktury" <-> “Badania zdjęte z faktury” <-> “Badania rozliczone poza systemem”.

Masz wątpliwości lub pytania? Napisz lub zadzwoń do nas.

6. Obsługa badań specjalistycznych przez użytkownika systemu

Karty badań specjalistycznych sa dodawane w sekcji "Badania specjalistyczne" karty badania profilaktycznego.
Podczas umieszczania badania specjalistycznego w karcie badania, wyświetla się dodatkowy przycisk z możliwością rozpoczęcia badania specjalistycznego przez lekarza specjalistę, który jest użytkownikiem w ramach Twojego konta.

Specjalista wypełnia i podpisuje kartę badania specjalistycznego.

W chwili zakończenia badania, gotowa karta badania specjalistycznego automatycznie stanowi załącznik do karty badania, z której zostało wywołane badanie specjalistyczne.

7. Inne

7.1. Rejestr poza systemem

W przypadku badań podlegających numerowaniu i rejestrowaniu system pozwala użytkownikowi na zarejestrowanie badania w rejestrze prowadzonym poza systemem e-Orzecznik.
Możliwość wyboru “Rejestru poza systemem” następuje w momencie wyboru rejestru po kliknięciu “Wydaj orzeczenie” w karcie badania.
System poprosi o ręczne nadanie numeru badania dla zewnętrznego rejestru.

7.2. Specyfika podpisu biometrycznego

Stosowanie podpisu biometrycznego podlega ograniczeniu formalnemu, które pozwala zastosować ten podpis wyłącznie do podpisywania “dokumentacji wewnętrznej”

tj. takiej, która ma stanowić kopię własną dokumentów na potrzeby własnej archiwizacji dokumentów.

Jeżeli chcemy wydać dokument elektroniczny dowolnemu zewnętrznemu podmiotowi, musimy opatrzyć go innym rodzajem podpisu elektronicznego.
W przypadku zapotrzebowania na adaptację podpisu elektronicznego w naszym systemie bierzemy pod uwagę zastosowanie podpisu kwalifikowanego w przyszłości.

Użyteczność i uniwersalność tego rodzaju podpisu elektroczninego w obecnych realiach prawnych budzi w naszej ocenie najmniejsze wątpliwości.

Jego wadą jest konieczność ponoszenia opłat za ważność certyfikatu oraz posiadania czytnika karty.

7.3. Słowniki użytkownika
Funkcja "słowniki użytkownika"

Zdefiniuj najczęściej pojawiające się wpisy dla wybranych pól.
Zdefiniuj własne wartości wpisów i wybieraj je z listy.
Użyj automatycznej wartości domyślnej dla wybranego pola.

7.4. Edycja badania po wydaniu orzeczenia
Edycja badania po wydaniu orzeczenia

Edycja odbywa się w karcie badania zamkniętego (znajdziesz ją w rejestrze lub w historii badań pacjenta).
Odblokuj podpisane pola, nanieś edycję i ponownie podpisz.
Treść orzeczenia aktualizuje się na podstawie zmian w karcie badania.

7.5. Wykreślenie pozycji z rejestru, drukowanie rejestru
Wykreślenie pozycji z rejestru, drukowanie rejestru

Mechanizm wykreślania pozycji z rejestru "Wykreśl z rejestru".
Możliwość pobrania rejestru w formie pliku pdf: przycisk "Drukuj rejestr".
Możliwość wpisania miejscowości wydania orzeczenia innej niż domyślna: w chwili wydawania orzeczenia w oknie wyboru rejestru pole miejscowości na orzeczeniu jest edytowalne.

Masz wątpliwości lub pytania? Napisz lub zadzwoń do nas.

Umów się na bezpłatną prezentację Najprostszego w obsłudze programu dla medycyny pracy

Przekonaj się ile czasu możesz zaoszczędzić dzięki wsparciu programu.

Prezentacja trwa od 30 do 90 minut.

Ekspert przedstawi możliwości i korzyści pracy w programie.

Umów się na bezpłatną prezentację
Najprostszego w obsłudze programu dla medycyny pracy